what are the records to be kept in an ideal Guide company? Explain how these records are useful for the day to day work.
एक आदर्श गाइड कंपनी में कौन से रिकॉर्ड रखे जाने चाहिए? बताएं कि ये रिकॉर्ड रोजमर्रा के काम के लिए किस प्रकार उपयोगी हैं।
उत्तर :-
एक आदर्श गाइड कंपनी में निम्नलिखित अभिलेख पंजिकायें होनी चाहिये। साथ ही गाइड कम्पनी में समस्त सूचनाएं विधिवत अंकित करते रहना चाहिए।
1. बालचर (गाइड) आंकडे व्यक्तिगत पंजिका
इस पंजिका में गाइड का व्यक्तिगत सूचनाएं जैसे -
1.जन्मतिथि,
2 नाम
3 पिता का नाम
4. माता का नाम
5. आधार नम्बर
6. मोबाइल नम्बर
7. ईमेल आईडी
8. घर का पूरा पता और व फोटो, होना चाहिए।
2. बालचर आँकड़े (प्रगतिशील प्रशिक्षण सम्वन्धी) पंजिका-
इस पंजिका में एक गाइड का 10 वर्ष की आयु पूर्ण कर लेने पर दल में प्रवेश, प्रवेश परीक्षा, दीक्षा, प्रथम सोपान, द्वितीय सोपा सोपान के दक्षता पदक, तृतीय सोपान, तृतीय सोपान के दक्षता पदक, राज्य पाल के दक्षता पदक, राज्य पुरस्कार , राष्ट्रपति पुरस्कार के दक्षता पदक, राष्ट्रपति पुरस्कार प्राप्त करने (परीक्षा उतीर्ण करने की तिथियों का स्पष्ट उल्लेख किया जाता है।)
3. दल / कम्पनी की पंचायत पंजिका -
इस पँजिला मे मर्यादा सभा (COH) की बैठकों, प्रस्ताव और पारित प्रस्तावों का उल्लेख किया जाता है। जब भी कोई कार्यक्रम चलाना हो तो एक पँजिका में विधिवत लिख लिया जाता है। पंजिका के प्रथम पृष्ठ पर दल/कम्पनी के सभी सदस्यों नाम टोली के क्रम में लिख लिए जाए।
4. एजेन्डा रजिस्टर :-
COH मर्यादा सभा में जिस विषय पर चर्चा होनी होती है उसकी सूचना दल नायक के कहने पर एक योग्य गाइड जिसे सचिव बनाया जाता है उसे सभी टोली नायकों को सूचना देनी चाहिए।
5. उपस्थिति पंजिका :-
जिस दिन कोई स्काउट-गाइड गतिविधि चलाया जाता है, उस दिन की उपस्थिति अलग पंजिका में ली जाती है। इसमें केवल कार्यक्रमों में भाग लेने वाली गाइडस की उपस्थिति अंकित की जाती है।
बैठकों बाह्य क्रियाकलापों जैसे- हाइक, रैली, जम्बूरी, कैम्पूरी, शान्ति मार्च जैसे प्रोजेक्ट कार्यक्रम के समय उपस्थित लेनी चाहिए।
👉 हिमालय वुड बैज (G) भाग- A स्टडी असाइंमेंट उत्तर
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6. स्कन्ध पंजिका :-
दल या कम्पनी में जितनी वस्तुएं हो उन्हें एक पंजिका में (Stock Register) में अलग अलग पृष्ठ पर वस्तु नाम , वस्तु संख्या, दिनांक और मूल्य अंकित कर लेना चाहिए।
7. अनुमति पंजिका :-
दल या कम्पनी के प्रयोगार्थ जब भी कोई वस्तु खरीदनी हो अथवा जब भी कोई बाह्य क्रियाकलापों के लिए स्काउट्स गाइड्स को ले जाना हो। तो संस्था अध्यक्ष/प्रधानाचार्य या मुख्य आयुक्त से यदि आवश्यक हो तो पूर्व में लिखित आवेदन के लिए एक पंजिका बना लेनी चाहिए।
8. चित्रावली / एलबम :-
दल/कम्पनी द्वारा किये गये क्रियाकलापों की फोटो, अखबारों में प्रकाशित समाचारों पत्रों की कटिंग, इसमें चिपका कर सुरक्षित रखनी चाहिए।
9. निरीक्षण / आगन्तुक पंजिका -
इस रजिस्टर में आने वाले अधिकारी या निरीक्षक अथवा अन्य वरिष्ठ स्काउट / गाइड के विचार अंकित किये जायें।यह संग्रह एक प्रकार का मूल्यांकन भी होता है।
10. आय व्यय पंजिका :-
दल की आय व्यय की ब्यौरा एक पंजिका में अंकीत होता है। दल की किन किन स्रोतों से आय होती है, या गाइड शुल्क कितना प्राप्त हुआ , कितनी नवीनीकरण शुल्क हुआ, कितना Out Door गतिविधि , कितना यूनिफार्म व कम्पनी उपकरण में व्यय हुआ है। इन सब का हिसाब आय-व्यय पंजिका में अंकित होता है।
दल/कम्पनी अभिलेखों की उपयोगिता -
1. दल अभिलेख में पंजीकृत बच्चे ही गाइडिंग की परीक्षाओं के लिए अधिकृत होते है। उनको फर्जी प्रमाण पत्रों की आवश्यकता नहीं होती हैं। वे अपने प्रमाण पत्र स्वयं अर्जित करते हैं।
2. निरन्तर कार्यक्रमों में उपस्थिति के आधार पर ही उनके क्रियाकलापों को देखकर उपस्थिति व लगन के आधार पर COH में राज्यपाल या राष्ट्रपति पुरस्कार के लिए संस्तुति प्राप्त कर प्रस्ताव पारित किया जाता है।
3. गाइड्स के व्यक्तिगत अभिलेखों के आधार पर किसी भी गाइड्स के व्यवहार व चरित्र की जांच भी की जा सकती है।
4. पूरे सत्र में क्या, कब क्रियाकलाप हुए इसका एक झलक में ही अनुमान लगाया जा सकता है।
5. आय व्यय पंजिका से पता चलता है कि धन का कोई दुरुपयोग तो नही हो रहा है।
6. निरीक्षण पंजिका से पूरे दल का मूल्यांकन हो जाता है।
7. कभी भी दल कम्पनी से किसी भी समय कोई भी चाहे तो आसानी से उपलब्ध हो सकते हैं।
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